کسب و کار

اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری در واقع نوعی نرم‌افزار جامع است که می‌تواند تمامی فرایندهای اداری شما را کنترل کرده و به بهترین شکل ممکن آن‌ها را مدیریت نماید. از دید کاربر اساس کار این اتوماسیون مکانیزه کردن فرایندها و مکاتبات سازمانی است.

 اساس کار اتوماسیون اداری چیست؟

شاید برای شما سؤال پیش آمده باشد که اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری در واقع شکل توسعه یافته نرم‌افزارهای مکاتبات سازمانی است. در این نرم‌افزار تمام فرایندهای درون سازمانی به صورت مکانیزه و با حذف کاغذ و دست انجام می‌شود. در نتیجه تمام عملیات‌ها در داخل نرم‌افزار و به صورت دیجیتالی انجام می‌شود.

بخش‌های مختلف اتوماسیون اداری چیست؟

یک سیستم اتوماسیون اداری ممکن است از بخش‌های مختلفی تشکیل شده باشد. در واقع اتوماسیون‌ها بر اساس نیاز ادارات و سازمان‌ها تهیه و ایجاد می‌شوند. با این حال بخش‌هایی هستند که در تمام سازمان‌ها و ادارات به صورت ثابت هستند. در نتیجه این بخش‌ها نیز در داخل تمام سیستم‌های اتوماسیون یافت می‌شوند.

 برخی از این بخش‌های مهم عبارت‌اند از:

بخش دبیرخانه: اساسی‌ترین بخش یک اتوماسیون اداری است. تمام فرایندهای دبیرخانه به صورت اتوماتیک انجام می‌شود. نامه‌ها به راحتی به دست افراد مد نظر می‌رسد. تمام عملیات اسکن کردن و ارسال نامه‌ها برای افراد و غیره در این بخش انجام می‌شود.

  • بخش فرم ساز داخل اتوماسیون: برای ساخت نامه‌ها، مستندات و فرم‌های دیجیتالی استفاده می‌شود. کاربران می‌توانند بر اساس نیاز خود فرم‌های مختلف درون سازمانی و برون‌سازمانی را ایجاد و برای یکدیگر ارسال کنند.
  • بخش موتور جست‌وجو داخل اتوماسیون: یکی از مهم‌ترین بخش‌های اتوماسیون اداری است. این بخش کمک می‌کند که به راحتی در بین انبوه داده‌ها و اطلاعات، بتوانید به موارد مد نظر خود دسترسی پیدا کنید.
  • بخش مدیریت کاربران: در این بخش نام کاربری تمام پرسنل ثبت می‌شود. هر فرد بر اساس سطح دسترسی و حوزه کاری خود می‌تواند به بخش‌های مختلف نرم‌افزار دسترسی داشته باشد.
  • بخش مدیریت جلسات و ساماندهی امور داخلی: در این بخش کاربران می‌توانند برنامه جلسات، قرارهای کاری و غیره را پیگیری کنند. هر کاربر اساس نوع سطح دسترسی می‌تواند برنامه‌های مختلف را مشاهده کند. در این بخش تنظیم و ثبت زمان جلسات، پیگیری جلسات و حتی مستندات ارائه شده در جلسات قرار می‌گیرد.
  • بخش آرشیو الکترونیک: در این بخش قرارهای کاری، پیگیری‌های کاری و موارد دیگر مدیریت و نگهداری می‌شود. این بخش مانند یک بایگانی الکترونیکی عمل می‌کند.
  • بخش پورتال درون سازمانی: در این بخش می‌توانید برای افراد دیگر در داخل سازمان نامه‌های اداری و درخواست‌های اداری را ارسال کنید. این بخش برای حذف کاغذ بازی‌های درون سازمانی ایجاد شده است.
  • بخش صندوق پیام برای هر کاربر: در این بخش می‌توانید برای مکاتبات و ارسال پیام برای دیگر پرسنل استفاده کنید. در این صورت تمام پیام‌ها و مکاتبات درون سازمانی ثبت و ذخیره می‌شود.
  • سامانه‌های ارسال و دریافت فکس: از این بخش برای ارسال و دریافت فکس استفاده می‌شود. هر کاربری که به این بخش دسترسی داشته باشد می‌تواند از آن برای ارسال و دریافت فکس به بیرون از سازمان استفاده کند. فکس‌های دریافتی نیز در این بخش قرار می‌گیرد تا افراد به آن دسترسی پیدا کنند.

 نتیجه‌گیری کلی

سیستم اتوماسیون اداری برای کاهش فعالیت‌های اضافی در سازمان‌ها به وجود آمده است. هدف اصلی این سیستم نظم دهی به فرایندهای سازمانی و حذف هزینه‌های جانبی مانند کاغذ است. با این سیستم در زمان و هزینه صرفه‌جویی شده و فرایندهای دقیق‌تر و منظم‌تر خواهند بود.

 

پست های مرتبط

لیفت گردن

رودکسو

برترین راهبردهای جهانی در معماری سازگار با اقلیم

رودکسو

سه گریس نسوز برتر در سال 1401

رودکسو

پیام بگذارید