بر اساس یک مطالعه صورت گرفته در سال 2022 میلادی، اهمیت استفاده از نرم افزارهای بایگانی اسناد بیش ازهر زمان دیگری در سازمان‌ها احساس می‌شود. با این وجود هنوز مجموعه‌های کمی از این نرم افزارهای مهم استفاده می‌کنند.
نرم افزار بایگانی اسناد یا سیستم‌های بایگانی اسناد که در زبان انگلیسی به آن‌ها Document management systems و به اختصار به آن‌ها DMS گفته می‌شود، برنامه‌های کاربردی و مهمی هستند که به جز ساده کردن روند آرشیو اسناد، به شدت در مصرف کاغذ برای نگهداشت پرونده‌ها و فضا برای مراقبت از این پرونده‌های حجیم صرفه جویی می‌کنند.
اگر هنوز تردید دارید که آیا نیاز به نرم افزار بایگانی اسناد در سازمان شما آنقدر جدی شده که لازم باشد یکی از آن‌ها را بخرید؟ این مطلب را بخوانید. قرار است طی 5 دلیل محکم به شما ثابت کنیم که همین حالا باید برای خرید نرم افزار بایگانی اسناد اقدام کنید.
نسبت آماری مصرف داده‌ها در شرکت شما هم 32% به 68% است
طبق یک آمار مستند، در یک شرکت متوسط از 100 درصد اطلاعاتی که در پرونده‌ها ذخیره می‌شوند، فقط 32 درصد آن‌ها استفاده شده و 68 درصد همیشه بلااستفاده می‌ماند. اما مجموعه‌ها مجبورند همه این اطلاعات را ذخیره کنند و حتی برای روز مبادا نگه دارند.
حالا اگر سازمان شما (با نسبتی مشابه یا کمی بیشتر و کمتر از این) با اطلاعاتش روبه رو است، پس نباید در مکانیزه کردن آرشیو اسنادش تعللی داشته باشد. چون حجم متنابهی از اطلاعات وجود دارد که هرگز مورد استفاده نیست و احتمالاً مورد نیاز هم نخواهد بود. اما شما همواره هزینه زیادی را بابت نگهداری از آن (از نظر کاغذ و فضا) صرف می‌کنید. ضمن آن که هر سال به حجم پرونده‌های شما هم افزوده می‌شود.
آیا همین یک دلیل برای این که همین امروز اقدام به خرید یک نرم افزار آرشیو اسناد بکنید، کافی نیست؟
1- شیوه نگهداری از پرونده‌های شما چندان امن نیست
حتی با تصور این که شما با پروژه اسکن اسناد، پرونده‌های خود را دیجیتالی کرده اید، بازهم از امنیت آن‌ها مطمئن نیستید. یعنی همیشه نگران این موضوع هستید که هاردی که اطلاعات اسناد خود را روی آن‌ها نگهداری می‌کنید، فضای ابری که به آن اعتماد کافی داشته اید یا سروری که از این اسناد مراقبت می‌کند، ناگهان تخریب شود و شما هر اطلاعاتی که داشتید از بین برود.
این وضعیت برای سازمان‌هایی که اسناد را به صورت کاغذی نگهداری می‌کنند، به مراتب بدتر است. وحشت این که فضایی که برای نگهداری از این اسناد استفاده می‌شود دچار تخریب فیزیکی (رطوبت یا آتش سوزی) شود، کسی به آن‌ها دستبرد زده و اطلاعات آن‌ها بدزد یا مواردی از این دست، همه و همه نگرانی‌هایی هستند که به جا بوده و وجود دارند.
خب چرا همین حالا به این نگرانی‌ها پاسخ نمی‌دهید و خیال خودتان را با خرید یک نرم افزار بایگانی اسناد راحت نمی‌کنید؟
2- کارمندان شما وقت زیادی را برای بایگانی اسناد کاغذی یا بدون نرم افزار مخصوص هدر می‌دهند
اگر بدانید که آمارهای موثقی هستند که نشان می‌دهند در مجموعه‌هایی که مجهز به سیستم بایگانی اسناد نیست، کارمندان حدود 40 درصد از زمان خود را صرف ساختاردهی به اسناد می‌کنند، ضمن آن که:
- جستجو در بین اسناد کاغذی برای آن‌ها واقعاً دشوار و وقت گیر است
- یکسان سازی شکل پرونده‌ها زمان زیادی از آن‌ها تلف می‌کند
- تطبیق دادن پرونده‌ها با استانداری که باید داشته باشند برایشان دشوار است
- پیدا کردن نقص‌های پرونده‌ها یا عدم ثبت آن‌ها چقدر زمانشان را هدر می‌دهد
- و …
اصلاً برای خرید یک نرم افزار بایگانی اسناد تعلل نمی‌کنید. چون به این ترتیب بخش اعظمی از دغدغه‌های کارمندان خود را برطرف کرده و در عین حال در زمان آن‌ها به شدت صرفه جویی می‌کنید.
3- نیاز به صرفه جویی در زمان کارمندان شما به شدت احساس می‌شود
سازمانی که کارآمد نیست، بیش از آن که هزینه مالی از دست بدهد، متحمل هدر رفت زمان زیاد می‌شود. کارمندانی که حداقل 40 درصد زمانشان را صرف مراقبت از اسنادی می‌کنند که باید با آن‌ها کار کنند، به اندازه کافی وقت برای پیشرفت و نوآوری نخواهند داشت.
اگر احساس می‌کنید باوجود داشتن تعداد زیاد کارمند باهوش و کاری، سازمان شما راکد است یا با سرعت بسیار لاکپشتی در حال حرکت است، پس دست بجنبانید و فکری به حال این وضعیت کنید. یکی از آن فکرهایی که باید به مرحله عمل برسد، تلاش برای انتخاب و خرید یک نرم افزار بایگانی اسناد است.
4- نرم افزار بایگانی اسناد یگانه همه نیازهای شما را مرتفع می‌کند
اگر یک بار و تنها یک دمو از نرم افزار بایگانی اسناد یگانه ببینید، مطمئن باشید که دیگر جای هیچ تردیدی باقی نمی‌ماند که حفره کاری شرکت شما نداشتن نرم افزار بایگانی اسناد این شرکت است.
شرکت نرم افزاری یگانه سالهاست که در زمینه تولید محصولات نرم افزاری فعالیت می‌کند. نرم افزارهای این شرکت از سیستم بایگانی اسناد تا اتوماسیون اداری، محصولاتی محبوب و پرفروش هستند. یکی از ویژگی‌هایی که باعث می‌شود نرم افزار بایگانی اسناد این شرکت در لیست پرفروش‌ترین ها قرار بگیرد، این است که این نرم افزار بر اساس نظر بیش از 200 نفر از متخصصان بایگانی اسناد که سال‌ها در این زمینه فعالیت می‌کردند، طراحی شده است. هم اکنون حداقل 3 هزار شرکت از این نرم افزار استفاده کرده و همچنان از خدمات پس از فروش آن بهره مند هستند.
این بار که تصور کردید شرکت شما سالهای طولانی بعد از این را هم می‌تواند بدون نرم افزار بایگانی به کار خودش ادامه بدهد، یک درخواست دموی رایگان نرم افزار را در سایت شرکت نرم افزار یگانه ثبت کنید تا باور کنید که با وجود چنین سیستمی چقدر کارتان سریع‌تر، راحت‌تر و ایمن‌تر پیش خواهد رفت.